I zašto je ljeto zapravo pravo vrijeme za planiranje team buildinga
Postoji jedna situacija koja nam se stalno ponavlja, a to je da se netko iz tvrtke javi sa jako dobrom namjerom. Kao i svi, ili barem većina, žele napraviti nešto drukčije za svoje zaposlenike. I jasno je da ne žele klasičan izlet, ni ručak i nekoliko sati programa koji će svi zaboraviti čim se vrate u ured. Ono što žele je održivi team building, sadnju stabala, korporativni trening, volontiranje zaposlenika ili neku aktivnost koja ima više smisla od još jednog “idemo se malo podružiti” formata.
I onda dođemo do najvažnijeg dijela razgovora. Termin je za dva ili tri tjedna, ponekad i ranije.
Na papiru to sve zvuči izvedivo, dok u praksi može biti vrlo izazovno. Nije zato što mi ne želimo preuzeti projekt, ni zato što se ne može brzo reagirati, nego zato što dobar team building za firme – pogotovo ako uključuje sadnju stabala, CSR aktivnost, ESG komunikaciju, lokalnu zajednicu ili korporativni trening i team building nije nešto što se samo ubaci u kalendar! To je jedan čitav mali ili veliki projekt. Da, to je živi projekt, ili ako ga već firme ne percipiraju kao takvog, mi sigurno da – jer razumijemo što je sve potrebno da biste došlo do željenih rezultata. I što je projekt smisleniji, to ga treba ranije početi slagati.
Jedna od zadnjih situacija koja dobro opisuje problem
Početkom godine nam se javio klijent s upitom za team building sadnje stabala koji se treba održati već sljedeći tjedan. Dakle, doslovno dva tjedna od prvog konkretnog razgovora do realizacije na terenu. U takvim situacijama gotovo nema prostora za idealan scenarij. Treba promptno provjeriti lokaciju, dobavljače, dostupnost ljudi, opremu, dodatne aktivnosti, eventualne edukatore, koordinatore na terenu, prijevoz, agendu i sve sitnice koje sudionici možda nikad neće primijetiti, ali će itekako osjetiti ako nešto ne funkcionira, a vi želite da funkcionira i zato angažirate nas.
Srećom, Zelena Burza ne ovisi o jednom dobavljaču, jednom koordinatoru ili jednoj opciji. Imamo više pouzdanih partnera s kojima možemo brzo provjeriti dostupnost i složiti izvedbu.
Upravo zato se takav, mali il veliki projekt može spasiti i kvalitetno pripremiti, pa čak i kad je rok baš kratak.
Ali to nije idealan način rada, a mi smo preuzeli odgovornost i rizik kao posljedicu jer se klijent nije javio na vrijeme. Kada se tvrtka javi prekasno, izbor se odmah sužava. Neki predavači su već zauzeti, a neki dobavljači su na godišnjem odmoru. Plus, neki timovi rade smanjenim kapacitetom, a neki lokalni partneri ne mogu reagirati u par dana – i sve to je potpuno opravdano jer tržište tako funkcionira između privatnog i poslovnog života. Ako se radi o organizaciji team buildinga kroz ljeto, dodatni problem su kolektivni godišnji, sezonska nedostupnost i sporija komunikacija.
I sad, reći će netko “pa dobro, postoji netko X koji će sve to ipak ukalupiti” i sigurno da je u pravu. Nove posljedice takvog angažmana su manje pažnje, manje pristupa, lošija lokacija, datumi i gori predavači, a često i posljednji komadi sadnica koje nitko nije htio iz rasadnika. I onda se dogodi ono što firme često ne vide izvana. Mi ne organiziramo samo jedan dan na terenu. Taj jedan dan je završni dio posla. Pravi posao počinje puno ranije.
Team building nije samo dan kada zaposlenici dođu na lokaciju
Za sudionike, team building korporativnog volontiranja je datum u kalendaru. Dođu na lokaciju, sudjeluju u programu, druže se, nešto nauče, posade stabla, odrade radionicu ili trening i vrate se kući. Za organizatora, taj dan je samo vrh cijelog procesa. Prije toga treba razumjeti cilj tvrtke: radi li se o HR aktivnosti, CSR projektu, ESG inicijativi, internom eventu, edukaciji za zaposlenike ili kombinaciji više elemenata. Treba složiti realan program, pronaći lokaciju, provjeriti dostupnost partnera, uskladiti budžet, dogovoriti termin i paziti da cijeli koncept ima smisla za ljude koji dolaze. Ako se radi o sadnji stabala za firme, posao postaje još osjetljiviji. Nije dovoljno reći: “Želimo saditi.” Treba znati gdje se sadi, tko daje odobrenje, koje vrste sadnica imaju smisla, tko priprema teren, tko će održavati sadnice, koliko ljudi može sigurno raditi na lokaciji i kako će se projekt dokumentirati nakon provedbe.
Ako se radi o korporativnom treningu, treba provjeriti dostupnost predavača, uskladiti temu s potrebama tima i ostaviti dovoljno vremena da se sadržaj prilagodi konkretnoj tvrtki. Dobar trening nije generička složena prezentacija, zato što team building ili korporarivni trening moraju pogoditi stvarne probleme ljudi koji sjede u prostoriji. Zato team building (koji ima smisla) ne počinje danom same provedbe, nego počinje u trenutku kada tvrtka odluči što zapravo želi postići.
Mnoge tvrtke tijekom ljeta ne razmišljaju ozbiljno o team buildingu
Svi kažemo ili mislimo kako ljeto nije mrtva sezona, ali ljeto je vrijeme za jesenske odluke. Svi čekaju da prođu godišnji odmori, pa se čeka rujan i da se ljudi vrate. Čeka se da se vidi budžet i da se “malo poslože stvari” – jer korporacije i veliki sustavi tako funkcioniraju. A onda se u rujnu dogodi gužva i odjednom svi žele termin. Šalju se upiti, svi se odjednom vraćaju i oni koji su se prvi put javili još u proljeće, ali su odlučili sve prebaciti za jesen. Odjednom nekoliko tvrtki pita isti petak, isti vikend ili isti tjedan u listopadu. To se događa svake godine.
Jesen je najtraženiji period za team building u Hrvatskoj. Posebno za održive team buildinge, sadnju stabala, radionice na otvorenom, edukacije za zaposlenike i CSR aktivnosti. I zato je ljeto zapravo najbolji trenutak za planiranje jeseni.
Razlog tome nije da bi stvari bile još malo više komplicirane, baš suprotno! Ako se okvir i obavezno datum dogovori na vrijeme, jesen će biti puno mirnija. Možemo birati bolju lokaciju i rezervirati kvalitetniji termin, i imati raspoložive edukatore i koordinatore, osigurati najbolje sadnice i dobar plan sadnje. Također takva organizacija se na vrijeme može iskomunicirati sa zaposlenicima i izbjeći panika zadnjih deset dana.
Kod sadnje stabala ne rezervira se “samo” datum + aktivnost
Sadnja stabala za firme ima jednu posebnost koju korporacije često ne vide dok ne uđu u proces, a to je rad na živoj lokaciji. Ako se sadi na javnoj površini, školskom dvorištu, prostoru odgojno-obrazovne ustanove, zemljištu lokalne samouprave, u parku, kod udruge, na OPG-u ili u nekom zaštićenijem prostoru, treba uskladiti puno više od same agende. Treba znati tko odlučuje o lokaciji, ishoditi suglasnost, dogovoriti što se smije saditi, uskladiti očekivanja s ljudima koji će tamo ostati i nakon što se event završi. U nekim slučajevima dozvole i odobrenja mogu trajati tjednima. Ponekad i mjesec ili dva. Ne zato što netko nešto koči ili se neda birokraciji, nego zato što birokracija ima svoj ritam. Na to nitko ozbiljan ne bi smio računati u zadnji čas. Posebno kada se radi o lokacijama koje uključuju škole, vrtiće, domove za starije, javne ustanove, zaštićene prostore ili površine kojima upravljaju institucije. Ljudi s druge strane također trebaju vrijeme. Žele znati što će se događati, kada dolaze sudionici, koliko ih dolazi, kakav je plan dana, tko vodi program i tko preuzima odgovornost za sadnice nakon sadnje.
To nije nepotrebna komplikacija, već format koji projekt čini ozbiljnijim.
Prave sadnice ne biraju se u zadnji čas
Kod korporativne sadnje stabala jako je važno što se sadi. Ne, ne podrazumjeva se da je isto saditi voćke, autohtone vrste, medonosne grmove ili šumske sadnice. Isto tako, nije isto saditi u školskom dvorištu, na OPG-u, uz javnu površinu ili na lokaciji koja ima posebne uvjete. Neke lokacije traže određene vrste. Neke dozvole vrijede samo za točno dogovorene sadnice, a ponekad krajobrazni arhitekt, lokalni partner ili nadležno tijelo može odobriti samo određeni plan sadnje. Zato se sadnice ne bi trebale birati prema tome što je taj tjedan najlakše nabaviti. Trebaju (čitajte: moraju) odgovarati lokaciji, tlu, cilju projekta i budžetu. Ponekad i budžet koji korporacija odredi diktira izbor, ali lokacija je ta koja zadnja diktira izbor. Ponekad je izazov nabaviti baš određene vrste jer lokacija traži sorte koje nisu dostupne u svakom rasadniku. Ponekad nabavu treba kombinirati iz više rasadnika i OPG-ova. I zato ako se projekt planira na vrijeme, sve to možemo posložiti puno mirnije i dobivate punu očekivanu vrijednost. Ako se kreće prekasno, radimo najbolje što se može u okvirima koji su ostali. To je velika razlika.
Jesen se napuni brže nego što izgleda
Izvana se može činiti da je dovoljno poslati upit i dogovoriti termin. Ali u jesenskoj sezoni isti datumi postaju jako traženi. Pogotovo petci, dani prije vikenda i termini u listopadu kada je vrijeme još ugodno za boravak na otvorenom – rasprodano i rezervirano u jedan čas. Nije rijetkost da istog dana imamo više aktivnih lokacija. Jedan team building u jednoj županiji, drugi u drugom gradu, treći na potpuno trećoj lokaciji. To znači više koordinatora, više vozila, više dobavljača, više sadnica, više alata i puno precizniju pripremu. Dan prije takvog eventa često je najvažniji dan. Tada se preuzima roba, provjeravaju sadnice, slaže oprema, šalju kombiji, potvrđuju lokacije, još jednom provjerava agenda i pazi da se ništa ne pomiješa. Na sam dan eventa sve mora biti jasno: tko je na kojoj lokaciji, tko vodi koji tim, gdje je alat, gdje su sadnice, kada dolaze zaposlenici, kada počinje program i što se radi ako nešto krene drukčije od plana. Upravo to je razlog zašto dobar održivi team building ne izgleda stresno na terenu. Jer “stres” odradimo ranije, pa je zapravo nepostojeći ili amortiziran. Ako se sve pripremi dobro, sudionici vide samo ugodan, smislen i profesionalno vođen dan.
Korporativni trening također treba planirati ranije
Isto vrijedi i za korporativni trening. Ako želite u team building uključiti prodajni trening, AI edukaciju, leadership radionicu, mindfulness program ili neku drugu edukaciju za zaposlenike, nije dovoljno samo provjeriti ima li predavač slobodan termin. Dobri predavači i treneri u jesenskoj sezoni brzo pune kalendar, a često i po godinu unaprijed. Još važnije, ozbiljan trening treba pripremu. Treba znati tko su sudionici, kakve izazove imaju, što tvrtka želi postići i kako trening povezati s ostatkom dana. Ako se edukacija samo ubaci kao dodatak, ljudi to osjete. Ako se dobro poveže s ciljem team buildinga, može postati najvrjedniji dio cijelog programa.
Zato kombinacije poput sadnje stabala i korporativnog treninga treba planirati ranije. Ne zato što je nemoguće reagirati brzo, nego zato što kvalitetan sadržaj traži vrijeme i našu pažnju da sve posložimo.
Što tvrtka dobiva kada krene na vrijeme?
Ovo je najzanimljiviji dio, jer kada tvrtka krene na vrijeme, dobiva PUNO više sljedećih vrijednosti: prostor za pametniji izbor, bolju lokaciju, realniji budžet, kvalitetnije partnere, veću dostupnost edukatora, bolju pripremu zaposlenika, jasniju internu komunikaciju i na kraju – manje improvizacije i veći osjećaj sigurnosti. Dobiva i bolju priču (često najvažniji razlog zašto se korporacije upuštaju u organizaciju; interna i eksterna komunikacija), jer dobar održivi team building nije samo ono nešto što se dogodi na terenu. To je i način na koji se zaposlenicima objasni zašto se ide i način na koji se projekt predstavi upravi.
Kada organizirate teambuilding na vrijeme dobivate kvalitetniju i bolju protuvrijednost, zato je nekoliko mjeseci ranije poželjnije, nego u zadnjih mjesec dana.
Rezultati team buildinga ili treninga su kasnije materijal koji ide na web, LinkedIn, newsletter, CSR izvještaj ili ESG komunikaciju. Sada se zapitajte što želite kasnije komunicirati? Kvalitetu ili maskirati ono što nije stiglo na vrijeme? Kada se sve radi prekasno, fokus se svede na spašavanje izvedbe, a to zaposlenici osjete.
Zašto ovo nije posao koji tvrtka treba raditi sama
Naravno, svaka tvrtka može pokušati sama organizirati team building. Tražiti lokaciju, zvati institucije, provjeravati dozvole, kontaktirati rasadnike, dogovarati alate, tražiti edukatore, koordinirati dobavljače, slagati agendu i paralelno raditi svoj redovni posao.
Ali pitanje je isplati li se vašim zaposlenicima “krasti” vrijeme za ono što nisu stručni i kakve će sve posljedice radi krivih izbora biti kasnije? Pogotovo kada govorimo o projektima koji uključuju zaposlenike, javnu komunikaciju (dva puta pročitati), lokalne partnere i reputaciju tvrtke.
Jer kod održivih projekata nije problem samo ako eto – nešto kasni. Problem je ako projekt izgleda površno, i ako lokacija nema nikakvog smisla, a zaposlenici ne razumiju zašto su tamo. Znate što se desi kao posljedica – sve će to zvučati, ili čak ispasti greenwashing, jer nitko neće znati jasno reći što je napravljeno. Zato tvrtke sve češće traže operativnog partnera. Nekoga tko razumije i korporativni kontekst i teren, tko zna kako razgovarati s HR-om, marketingom, upravom, lokalnim partnerima, rasadnicima, edukatorima i koordinatorima. Tvrtke angažiraju nekoga tko zna pretvoriti dobru namjeru u projekt koji stvarno stoji – upravo ovdje ulazi Zelena Burza.
Kako Zelena Burza preuzima proces
Zelena Burza organizira održive team buildinge, sadnje stabala za firme, CSR aktivnosti, volontiranje zaposlenika, korporativne treninge i community based projekte u Hrvatskoj.
Naš posao nije predložiti ideju, nego preuzeti operativni dio i dovesti projekt do održive provedbe. Kada nam se javite, prvo pokušavamo razumjeti što vaša tvrtka želi postići. Nije isto ako želite dan za zaposlenike, projekt za lokalnu zajednicu, ESG priču, edukaciju za menadžment ili kombinaciju svega toga. Nakon toga predlažemo koncept koji ima smisla za vaš broj ljudi, sezonu, budžet i cilj. Ako se radi o sadnji stabala, tražimo ili predlažemo lokaciju, provjeravamo što je realno izvedivo, usklađujemo partnere, sadnice, opremu, raspored i provedbu. Ako se radi o treningu, povezujemo temu s potrebama vašeg tima i dostupnim predavačima.
Vi ne morate imati sve odgovore prije nego pošaljete upit. Dovoljno je da znate da želite napraviti nešto smislenije od klasičnog team buildinga. Ovo je posebno važno ako planirate jesenski team building, jer ako razmišljate o team buildingu u rujnu, listopadu ili studenom, najbolje vrijeme za prvi upit je ljeto. To ne znači da sve morate odlučiti odmah. Ne morate imati savršen plan, konačan broj ljudi ni svaki detalj budžeta. Ali dobro je otvoriti razgovor. Na taj način možemo vidjeti koji su termini realni, koje lokacije imaju smisla, koji partneri su dostupni i koliko vremena treba za pripremu.
Najskuplje nije uvijek ono što se plati novcem – ponekad je najskuplje ono što se izgubi jer se krenulo prekasno: bolji termin, bolja lokacija, bolji predavač, bolja priča i mirnija priprema.
Pošaljite upit za održivi team building
Ako vaša tvrtka planira team building u Hrvatskoj, sadnju stabala za zaposlenike, CSR aktivnost, ESG projekt, volontiranje zaposlenika ili korporativni trening, javite nam se prije nego jesen popuni sve dobre termine. Ne morate imati gotovu ideju. Pošaljite nam osnovni kontekst kroz obrazac interesa. Recite nam koliko ljudi želite uključiti, u kojem periodu razmišljate o aktivnosti i što želite postići.
Mi ćemo vam predložiti konkretan koncept, realan opseg, moguću lokaciju i način provedbe.
